[English Below]

Szanowni Państwo,

Zapraszamy do składania ofert na zakup palet w listopadzie 2023r.

Poniżej przedstawiamy informacje związane z przetargiem.

1. Cel zapytania ofertowego

2. Ogólne warunki zapytania ofertowego

3. Opis przedmiotu zamówienia

4. Warunki handlowe i logistyczne dostaw

5. Pozostałe wymagania

1 Cel zapytania ofertowego

1.1 Zapytanie ofertowe zostało przygotowane i wysłane do grupy dostawców. Poniższy dokument zapewnia wszystkim dostawcom dostęp do takich samych informacji. Celem poniższego zapytania jest wybór najbardziej optymalnej możliwości wybory dostawcy palet do zakładów Zamawiającego.

2 Ogólne warunki zapytania ofertowego

2.1 Dostawca oświadcza, iż dostarczy do Zamawiającego ustalone towary w oparciu o warunki wymienione poniżej. Niniejsze Warunki Zapytania Ofertowego nie są przedmiotem negocjacji i stanowią z warunkami zakupu negocjowanymi przez Dział Zakupów Zamawiającego bazę/podstawę do zawarcia umowy.

2.2 Dla korzystnej współpracy pomiędzy Zamawiającym a Dostawcą, Dostawca uczyni wszystko, aby wypełnić oparte o bieżące realia rynkowe wymagania Zamawiającego.

2.3 Dostawca i Zamawiający deklaruje wypełnianie swych zobowiązań przy utrzymaniu efektywnej komunikacji pomiędzy stronami.

2.4 Zapytanie ofertowe będzie podzielone na 2 etapy:

1 etap - Zebranie ofert cenowych do dnia 29.11.2023.
2 etap - Aukcje negocjacyjne na EPAL oraz palety zwykłe dn. 01.12.2023 z Dostawcami, którzy złożyli najbardziej korzystne oferty cenowe w 1 etapie.

2.5 Po zakończonej aukcji w dn. 04.12.2023, Zamawiający skontaktuje się bezpośrednio z wybranymi Dostawcami w celu potwierdzenia oferty cenowej oraz przyznanego wolumenu. W przypadku, jeżeli ceny osiągnięte na aukcji, będą identyczne dla większości ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do alokacji zamówień u wybranych dostawców, ze względu na możliwości wolumenowe.

2.6 Po zakończonym zapytaniu ofertowym oraz wyborze Dostawców, Zamawiający nie będzie przyjmował dodatkowych ofert.

2.7 Wolumen palet podany w zapytaniu ofertowym dotyczy estymowanych ilości w kolejnych 8-10 tygodniach.

2.8 W roku 2023 planowe są regularne zapytania ofertowe, na zakup palet w odstępach czasowych około 8-10 tygodni.

2.9 Jeżeli oferta dostawcy nie zostanie wybrana w danym zapytaniu ofertowym, ma możliwość ponownego przystąpienia do kolejnego przetargu po okresie 8-10 tygodni.

3 Opis przedmiotu zamówienia

3.1 Niniejsze Warunki Zapytania Ofertowego dotyczą potencjalnego zakupu przez Grupę Ciech następujących towarów - palety drewniane, certyfikowane i niecertyfikowane. zgodne z tabelą produktów dołączonych do zapytania na platformie Logintrade.

3.2. W tabeli produkty, pole - dodatkowe uwagi znajdą Państwo informacje o miejscu dostawy palet oraz pozostałe szczegóły.

3.3. Specyfikacje palet oraz pozostałe dokumenty z którymi należy się zapoznać znajdują się w załącznikach. Dostęp do załączników jest możliwy tylko po zalogowaniu do platformy.

3.3 Grupa Ciech będzie przysługiwać prawo do przeprowadzenia audytu zakładu produkcyjnego/ magazynu Dostawcy w celu zweryfikowania możliwości produkcyjnych, jakościowych, warunków przechowywania oraz innych warunków handlowych odebranego towaru.

3.4 Palety nowe (wiersz 1 i 11) oraz używane (wiersz 15 i 16) EPAL1, dla Ciech Soda Polska i Ciech Salz, wolumen zakupu dotyczy tylko alokacji dla jednej z wybranych wersji. Nie należy łączyć razem tych ilości.
Ciech po zakończonym postępowaniu przetargowym w zależności od atrakcyjności ofert, CIECH wybierze rodzaj palety EPAL oraz dedykowany wolumen per dostawca.

4 Warunki handlowe i logistyczne

4.1 Warunki dostawy: DAP - Spółki Grupy Ciech

4.2 Preferowana waluta: PLN / EUR

4.3 Termin płatności: 60 dni

4.4 Ceny dla palet EPAL - wycenione DAP, sposób transportu jedna na drugą.

4.5 Ceny dla palet innych niż EPAL - wycenione DAP, sposób transportu jedna w drugą (tzw. kanapka).

4.5 Ceny przedstawione przez dostawców w obu opcjach pozostają niezmienne w zamierzonym okresie obowiązywania umowy, tj. od momentu zawarcia umowy, do momentu jej wygaśnięcia. Ceny nie zawierają podatku VAT (netto).

4.6 Grupa Ciech zastrzega sobie prawo do weryfikacji ceny podczas trwania umowy, jeżeli warunki i sytuacja rynkowa ulegnie zmianie.

4.7 Rodzaj transportu wraz z ewentualnymi zastrzeżeniami technicznymi: samochodowy

4.8 Zamawiający podkreśla, że podane ilości to estymacje i mogą ulec zmianie ze względu na zmienność rynku. Z uwagi na sezonowość produkcji, należy liczyć się z tym, ze nieco większe zapotrzebowanie może wystąpić w wybranych miesiącach.

4.9 W przypadku skrajnie wysokich lub skrajnie niskich ofert, odbiegających od standardów rynkowych oferty będą odrzucane.

5 Pozostałe wymagania

5.1 Grupa Ciech zastrzega sobie prawo do alokacji wolumenu dla różnych dostawców w trakcie trwania umowy.

5.2 Zaznaczamy, ze produkty do tej pory nie stosowane lub nie testowane, będą musiały przejść najpierw proces kwalifikacji.

5.3 Dostawca przystępując do zapytania ofertowego oświadcza, iż zapoznał się ze wszystkimi załącznikami oraz akceptuje ich treść.

5.4 Licencja/ certyfikat - jeżeli oferta dotyczy palet certyfikowanych, Dostawca jest proszony o złożenie dokumentu potwierdzającego uzyskanie ważnej licencji.

5.4 Klauzula poufności:

· Dostawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z faktu otrzymania niniejszego Zapytania jako poufne.

· Dostawca dołoży wszelkich starań, aby przekazane w niniejszym zapytaniu informacje przekazane przez Grupę Ciech, były chronione za pomocą tych samych środków co materiały chronione Dostawcy.

5.5 Koszt przygotowania oferty ponosi dostawca.

5.6 Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu oraz udostępniane Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu.

5.7 W uzasadnionych przypadkach CIECH może, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść Zapytania. Dokonaną w ten sposób modyfikację CIECH przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty, CIECH przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści Zapytania.

5.8 CIECH może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu w szczególności w przypadku, w którym Oferent umyślnie złożył nieprawdziwe informacje.

5.9 CIECH może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności, gdy Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu.

5.10 Dostawca jest zobowiązany do podpisania i dołączenia do oferty dokumentu "Oświadczenie Dostawcy". W przypadku braku podpisania Oświadczenia oferta dostawcy nie zostanie przyjęta.

We are inviting tenders for the purchase of pallets in November 2023.

Please find below the information related to the tender.

1. Purpose of the tender enquiry

2 General terms and conditions of the tender enquiry

3. Description of the subject matter of the tender

4 Commercial and logistical terms of supply

5. Other requirements

1 Purpose of the request for quotation

1.1 The request for quotation has been prepared and sent to a group of suppliers. The following document ensures that all suppliers have access to the same information. The purpose of the following enquiry is to select the most optimal supplier of pallets for the Purchaser's plants

2 General terms and conditions of the enquiry

2.1 The Supplier declares that he will deliver the agreed goods to the Purchaser based on the terms and conditions listed below. These Terms and Conditions of the Request for Quotation are non-negotiable and constitute, together with the purchasing conditions negotiated by the Purchasing Department of the Ordering Party, the basis/basis for the conclusion of a contract.

2.2 For profitable cooperation between the Ordering Party and the Supplier, the Supplier shall do everything possible to fulfil the requirements of the Ordering Party based on current market realities.

2.3 The Supplier and the Purchaser declare to fulfil their obligations while maintaining effective communication between the parties.

2.4 The Request for Proposal will be divided into 2 stages:

Stage 1 - Collection of price offers until 29.11.2023

Stage 2 - Negotiation Auction on 01.12.2023 with the Suppliers who have submitted the most favourable price offers in the 1st stage.

2.5 Following the conclusion of the auction on 04.12.2023, the Procuring Entity will contact the selected Suppliers directly to confirm the price offer and the allocated volume. If the prices achieved in the auction, are identical for the majority of the bids, the Contracting Authority reserves the right to allocate orders to the selected Suppliers, due to volume capacity.

2.6 The Contracting Authority will not accept additional bids after the conclusion of the tender enquiry and the selection of Suppliers.

2.7 The pallet volumes stated in the enquiry refer to the estimated volumes for the next 8-10 weeks.

2.8 In 2023, regular requests for tenders are planned, for the purchase of pallets at intervals of approximately 8-10 weeks.

2.9 If a supplier's offer is not selected in a given request for tenders, he has the opportunity to re-tender after 8-10 weeks.

3 Description of the subject matter of the contract

3.1 These Terms and Conditions of Tender enquiry concern the potential purchase by the Ciech Group of the following goods - wooden pallets, certified and non-certified. following the table of products attached to the enquiry on the Logintrade platform.

3.2 In the table of products, field - additional notes, you will find information on the place of delivery of the pallets and other details.

3.3 The pallet specifications and other documents to be consulted are contained in the annexes. Access to the annexes is only possible after logging in to the platform.

3.3 The Ciech Group will be entitled to audit the Supplier's production facility/warehouse to verify the production capacity, quality, storage conditions and other commercial conditions of the received goods.

3.4 New pallets (line 1 and 11) and used pallets (line 15 and 16) EPAL1, for Ciech Soda Polska and Ciech Salz, the purchase volume refers only to the allocation for one of the selected versions. These volumes should not be combined together.

Ciech will select the type of EPAL pallet and the dedicated volume per supplier after the end of the tender procedure, depending on the attractiveness of the offers.

4 Commercial and logistical conditions

4.1 Delivery terms: DAP - Ciech Group Companies

4.2 Preferred currency: PLN / EUR

4.3 Payment term: 60 days

4.4 Prices for EPAL pallets - priced by DAP, transport method one on top of the other.

4.5 Prices for other EPAL pallets - priced DAP, transport mode one inside the other (so-called sandwich).

4.5 The prices submitted by the suppliers for both options shall remain fixed for the intended duration of the contract, i.e. from the conclusion of the contract until its expiry. The prices do not include VAT (net).

4.6 The Ciech Group reserves the right to revise the price during the term of the contract if conditions and the market situation change.

4.7 Type of transport, including any technical reservations: by truck.

4.8 The Purchaser emphasises that the quantities given are estimates and may change due to market volatility. Due to the seasonality of production, it should be borne in mind that slightly higher demand may occur in certain months.

4.9 In the event of extremely high or extremely low offers, which deviate from market standards, the offers will be rejected.

5 Other requirements

5.1 The Ciech Group reserves the right to allocate volumes to different suppliers during the term of the contract.

5.2 We point out that products not previously used or tested will first have to undergo a qualification process.

5.3 The supplier, by entering the request for quotation, declares that he has read all annexes and accepts their contents.

5.4 Licence/certificate - if the offer is for certified pallets, the Supplier is requested to submit a document confirming that a valid licence has been obtained.

5.4 Confidentiality clause:

- The Supplier undertakes to treat all information resulting from the receipt of this Request for Proposal as confidential.

5.5 The cost of preparing the Bid shall be borne by the Supplier.

5.6 All information presented in this Request for Proposals and made available to the Bidders during the procedure is provided solely for the purpose of preparing the offer and in no case should it be used in any other way or made available to persons not participating in the procedure.

5.7 In justified cases, CIECH may, at any time before the deadline for submission of tenders, modify the content of the Request for Proposals. CIECH shall immediately communicate the modification thus made to all Bidders. If the modification results in the necessity to modify a bid, CIECH shall extend the deadline for submission of bids taking into account the time necessary to introduce changes in bids resulting from the modification of the content of the Request for Proposals.

5.8 CIECH may exclude a Bidder from participation in the procedure, in particular if the Bidder has intentionally submitted false information.

5.9 CIECH may reject a Bid submitted by a Bidder, in particular if the Bid was submitted after the deadline or the Bid does not meet the requirements specified in this Request for Proposals.

5.10 The Supplier is obliged to sign and attach the document "Supplier's Statement" to the Bid. If the Declaration is not signed, the Supplier's Bid will not be accepted.

Z poważaniem/ Best regards

Piotr Perliński

ph.+48 669 600 047

piotr.perlinski@ciechgroup.com

Produkty:

Dodatkowe warunki formalne:

Pytania do postępowania w ramach zapytania ofertowego "Wybór dostawcy palet dla Grupy Ciech Listopad 2023 roku/ Pallets supplier selection for Ciech Group for November 2023"

Uwaga:

1. Nasza firma wykorzystuje Platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z dostawcami.

3. Rejestracja w bazie dostawców naszej firmy, przeglądanie zapytań ofertowych oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.

Lp.	Nazwa produktu	Ilość	Jednostka	Indeks	Uwagi
1.	Ciech Salz Niemcy - Paleta 800x1200 EPAL1	35000	szt.	-	Czytaj
2.	Ciech Soda Niemcy - Wood pallets B	700	szt.	-	Czytaj
3.	Ciech Soda Niemcy - Wood pallets CP1	550	szt.	-	Czytaj
4.	Ciech Soda Niemcy - Wood pallets K	3000	szt.	-	Czytaj
5.	Ciech Soda Niemcy - Wood pallets CP2	2500	szt.	-	Czytaj
6.	Ciech Soda Niemcy - Paleta 800x1200 EPAL1	300	szt.	-	Czytaj
7.	Ciech Soda Polska - Paleta przemysłowa 1000x1200	7000	szt.	-	Czytaj
8.	Ciech Soda Polska - Paleta 1000x1200 fum	500	szt.	-	Czytaj
9.	Ciech Soda Polska - Paleta 1150x800 fumigowana	1500	szt.	-	Czytaj
10.	Ciech Soda Polska - Paleta przemysłowa 800x1200	8000	szt.	-	Czytaj
11.	Ciech Soda Polska - Paleta 800x1200 EPAL1	32000	szt.	-	Czytaj
12.	Ciech Vitro - Paleta 1000x1200 CP6	1500	szt.	-	Czytaj
13.	Ciech Vitro - Paleta przemysłowa 800x1200	15000	szt.	-	Czytaj
14.	Ciech Sarzyna - paleta 1000x1200	2500	szt.	-	Czytaj
15.	Ciech Soda Polska - Paleta 800x1200 UŻYWANA 1 klasa EPAL1	32000	szt.	-	Czytaj
16.	Ciech Salz Niemcy - Paleta UŻYWANA 1 klasa 800x1200 EPAL1	35000	szt.	-	Czytaj

Lp.	Tytuł pytania	Data wysłania pytania	Status
Brak wyników do wyświetlenia

4. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade zarejestruj się w bazie dostawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto dostawcy umożliwia otrzymywanie zapytań ofertowych od wielu kupców.

5. Aby przeglądać zapytania ofertowe od firmy, która je złożyła, musisz być zarejestrowany w jej bazie dostawców.

QEMETICA SA

Wspólna 62

00-684 Warszawa

NIP: 1180019377

ZAPYTANIE OFERTOWE NR Z40/406700

Tytuł zapytania

Treść zapytania: